Många företag har investerat i bra system. Order läggs i affärssystemet, kunddata finns i e-handeln och frakten bokas i en separat lösning. Trots det upplever många att fraktflödet kräver mer manuellt arbete än det borde. Information behöver kontrolleras, kompletteras eller flyttas mellan system, och små avbrott blir en del av vardagen.
Problemet är sällan att systemen är dåliga var för sig. Det är att de inte är byggda för att fungera som ett sammanhängande flöde.
När fraktflödet bryts mellan systemen
I många verksamheter uppstår friktionen i övergångarna. Ordern skapas i ett system, frakten bokas i ett annat och uppföljningen sker någon annanstans. Varje steg fungerar i sig, men helheten kräver att människor fyller i luckorna.
Det kan handla om adresser som behöver kontrolleras manuellt, fraktval som görs utanför det ordinarie flödet eller information som inte följer med från order till leverans. När systemen inte samverkar flyttas arbetet från teknik till människor, ofta utan att det är ett medvetet beslut.
I praktiken innebär det att ett flöde som borde vara sammanhängande i stället delas upp. Ordern skapas i exempelvis Fortnox, frakten bokas manuellt i ett separat verktyg, och transportören (till exempel DHL) får informationen sent eller i flera steg. Varje överlämning blir en potentiell felkälla.
Varför manuella steg smyger sig in
Manuella moment uppstår sällan för att någon vill arbeta ineffektivt. De uppstår för att systemen inte delar tillräckligt med information med varandra. I vardagen visar det sig ofta genom att:
- orderdata behöver kontrolleras eller kompletteras innan fraktbokning
- fraktval görs utanför ordinarie systemstöd
- uppgifter om vikt, mått eller adress justeras manuellt
- information inte följer med hela vägen till uppföljning och spårning
Små undantag och specialfall börjar hanteras manuellt och blir med tiden en naturlig del av arbetssättet. När volymerna ökar eller kraven förändras växer den manuella hanteringen. Det som från början kändes hanterbart blir successivt mer tidskrävande och svårare att överblicka.
När system finns men inte pratar med varandra
Många företag upplever att de redan har allt på plats. Affärssystem, e-handel, lagerlösning och fraktverktyg finns där. Ändå uppstår glapp i flödet. Orsaken är ofta att varje system är optimerat för sin del av processen, inte för helheten.
När information inte är konsekvent mellan systemen uppstår behov av kontroller, korrigeringar och manuella beslut. Det är här fraktflödet tappar tempo. Inte för att systemen är fel, utan för att samverkan saknas.
Hur ett sammanhängande fraktflöde upplevs i vardagen
När system börjar samverka på riktigt förändras vardagen märkbart. Orderdata följer med hela vägen till fraktbokning. Fraktval görs konsekvent utifrån samma information. Avvikelser fångas tidigare och kräver färre manuella ingripanden.
I ett sammanhängande flöde kan till exempel ordern skapas i Fortnox, skickas vidare automatiskt till Shiplink för fraktbokning och därefter utföras av vald transportör, som DHL, utan att information behöver flyttas eller justeras manuellt längs vägen.
På Shiplink ser vi ofta att när data får flöda genom hela processen minskar behovet av manuella kontroller markant. Arbetet blir lugnare, mer förutsägbart och mindre beroende av att någon hela tiden håller ihop flödet manuellt.
