För många företag är frakten en av de största rörliga kostnaderna i verksamheten. Trots det hamnar den ofta långt ner på listan över det som följs upp och diskuteras löpande. Fokus ligger i stället på inköp, personal, marknad eller produktion – områden där styrning och uppföljning är självklar. Frakt får i många fall fortsätta fungera i bakgrunden, så länge inget uppenbart går fel.
Konsekvensen blir att fraktkostnader tillåts rulla på, trots att de i praktiken är fullt påverkbara.
Varför fraktkostnader ofta hamnar utanför styrning
I många organisationer betraktas frakt som ett nödvändigt efterarbete. Något som måste fungera, men som sällan ses som ett område där man aktivt kan förbättra och utveckla arbetssättet. Frakt berör dessutom flera delar av verksamheten samtidigt. Lager och logistik hanterar det operativa, ekonomi följer upp kostnader, kundservice möter mottagarnas frågor och sälj eller e-handel påverkar leveranslöften.
När så många funktioner är involverade blir ansvaret ofta utspritt. Ingen äger helheten och därmed blir det svårt att få en samlad bild av vad frakten faktiskt kostar, varför den kostar som den gör och vilka beslut som påverkar utfallet över tid. I vårt arbete på Shiplink möter vi ofta företag där frakten fungerar dag för dag, men där styrningen saknas på en mer övergripande nivå. Det är sällan ett medvetet val. Ofta har frakt helt enkelt aldrig fått en naturlig plats i den löpande affärsstyrningen.
Vad som faktiskt driver fraktkostnader i vardagen
Det är lätt att tro att fraktkostnader främst avgörs av transportörsavtal och prislistor. I praktiken är det sällan hela bilden. Mycket av det som driver upp kostnader uppstår i vardagens beslut och arbetssätt, till exempel genom:
- hur transportör och tjänst väljs för varje sändning
- hur ofta manuella undantag används
- hur korrekt uppgifter om vikt, mått och adress är
- hur mycket tid som läggs på administration och rättningar
- hur konsekvent fraktval görs över tid
När dessa beslut tas utan gemensamma riktlinjer och utan uppföljning uppstår kostnader som inte alltid syns direkt. De byggs i stället upp successivt och blir en del av vardagen, vilket gör dem svåra att ifrågasätta och ännu svårare att förbättra.
Skillnaden mellan att ha priser och att ha kontroll
Många företag har lagt tid på att förhandla fram bra fraktavtal. Det är viktigt, men det är inte samma sak som att ha kontroll över fraktkostnaderna. Kontroll handlar inte bara om vad frakten kostar per sändning, utan om varför ett visst alternativ väljs, om samma beslut tas konsekvent och om kostnaden står i rimlig relation till leveranskrav och kundlöften.
Utan den insikten blir frakten reaktiv. Man agerar när något blir oväntat dyrt eller när en leverans inte fungerar som tänkt, i stället för att styra beslut proaktivt från början. Skillnaden är ofta större än man tror.
Hur företag med kontroll jobbar annorlunda
Företag som upplever att de har bättre kontroll över sina fraktkostnader ser ofta frakt som en del av affärslogiken, inte som ett isolerat moment i slutet av processen. De arbetar med tydliga principer för hur fraktval ska göras och ser till att besluten går att följa upp över tid.
Vi ser ofta att när företag börjar arbeta mer strukturerat med frakt minskar både variationer på kostnad och intern belastning. Arbetet blir mer förutsägbart och mindre personberoende, även innan några större förändringar genomförs. Frakten går från att vara något man hanterar till något man faktiskt styr.
Första steg mot bättre kontroll utan stora projekt
Att ta bättre kontroll över fraktkostnader kräver sällan ett omfattande projekt från start. Ofta handlar det om att börja skapa överblick över hur fraktval faktiskt görs i dag, samla beslut och ansvar även om utförandet sker på flera håll och följa upp kostnader över tid i stället för enbart per order.
Små strukturella justeringar kan ge snabb effekt. Både i form av lägre kostnader och i form av ett lugnare vardagsarbete, där frakten upplevs som en stabil del av verksamheten snarare än ett återkommande irritationsmoment.
Sammanfattning
Fraktkostnader är sällan resultatet av en enskild faktor. De uppstår i samspelet mellan beslut, arbetssätt och struktur. När frakt behandlas som något som bara ska fungera, snarare än något som går att styra, tappar företag både pengar och insikt.
Det här är frågor som ofta återkommer i dialog med företag som vill få bättre kontroll över sin frakt. Genom att se frakt som en påverkbar del av affären går det att skapa större förutsägbarhet, lägre kostnader och en mer hållbar vardag, utan att göra frakten till ett eget jätteprojekt.
